Was in einem DATEV-fertigen Stapel steckt

DATEV-Kompatibilität ist im Kanzleimarkt ein Türsteher-Kriterium: ohne sie kein Gespräch. Genau deshalb lohnt es sich, präzise zu sein, was „DATEV-fertig" eigentlich heißt. Eine CSV-Datei mit Buchungszeilen ist noch keine Übergabe.

Teil 1 — die Buchungszeilen

Der Buchungsstapel ist eine Textdatei im DATEV-Format mit einer Kopfzeile, die den Datei-Typ, die Formatversion, den Berater- und Mandantenbestand sowie das Wirtschaftsjahr trägt, gefolgt von einer Spaltenüberschrift und den Buchungszeilen. Je Zeile stehen im Kern Betrag, Soll-/Haben-Kennzeichen, Konto und Gegenkonto, Belegdatum, Belegfeld und Buchungstext.

Zwei Details entscheiden über einen sauberen Import und werden regelmäßig übersehen: die Zeichenkodierung und die Sachkontenlänge. Passt die Sachkontenlänge des Stapels nicht zum Bestand, verschiebt sich beim Import die gesamte Kontensystematik. Verbindlich ist immer die aktuelle DATEV-Formatbeschreibung — Versionen ändern sich, und wir bilden nach, was dort steht.

Teil 2 — die Belegbilder

Der Punkt, an dem die meisten Vorbereitungs-Werkzeuge aufhören. Buchungszeilen ohne Belege verlagern die Sucharbeit nur: Ihre Mitarbeitenden bekommen einen sauberen Stapel und müssen für jede zweite Zeile trotzdem im Postfach des Mandanten nachsehen. Ein Export, der die Belegbilder als Dateien mitliefert und sie eindeutig auf die Buchungszeile bezieht, spart genau diesen Weg.

Aus unserer Akquise-Erfahrung ist das der Punkt, an dem Kanzleien konkret werden: Das einzige inhaltliche Ja aus einer Kaltmail-Runde im Sommer 2026 hing an genau dieser Bedingung — DATEV-Export mit Belegbildern.

Teil 3 — das Protokoll

Wer hat wann welchen Zeitraum übergeben, in welchem Stand, mit wie vielen Zeilen? Ein Export-Protokoll ist keine Formalie, sondern die Antwort auf die Frage, die drei Monate später gestellt wird. Es gehört zur Nachvollziehbarkeit derselben Kette, die auch die Kontierungsvorschläge trägt: Herkunft sichtbar, Änderungen nachvollziehbar.

Und wann ist ein Stapel final?

• Zum Hineinsehen jederzeit: ein Entwurfs-Export, der den aktuellen Stand zeigt und ausdrücklich als Entwurf gekennzeichnet ist.
• Final erst nach Monatsabschluss: Erst wenn der Zeitraum abgeschlossen ist, entsteht der Stapel, auf den Sie sich verlassen sollen.
• Festschreibung und Sperren des Mandanten werden respektiert — was auf Mandantenseite festgeschrieben oder für die Umsatzsteuer-Voranmeldung gesperrt ist, verändern wir nicht nachträglich.