E-Rechnung: Was gilt — und was in Ihren Mandaten wirklich ankommt

Die E-Rechnungspflicht wird in Kanzleien meist als Format-Thema besprochen: XRechnung oder ZUGFeRD, wer kann was lesen, welches Tool schreibt welches Profil. In der täglichen Arbeit ist das der kleinere Teil. Der größere ist die Übergangszeit — und die dauert.

Die Fristenlage in einem Absatz

Grundlage ist § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes, ausgelegt durch das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024. Empfangen können muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze seit dem 1. Januar 2025 — technisch reicht dafür ein E-Mail-Postfach. Beim Ausstellen gelten Übergangsregelungen, die nach Vorjahresumsatz gestaffelt sind.

Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen im Sinne des § 33 UStDV und Fahrausweise sowie bestimmte steuerfreie Umsätze. Für die Einordnung eines konkreten Mandats ist der Einzelfall maßgeblich — genau das ist Ihre Arbeit, nicht unsere.

Was daraus in der Kanzlei ankommt

Die Staffelung führt dazu, dass ein und dasselbe Mandat für Jahre gemischt liefert: strukturierte Rechnungen von größeren Lieferanten, PDFs vom Handwerker, Papier vom Kiosk, dazu Belege, die gar nicht erst eingereicht werden. Für die Vorbereitung der Buchführung heißt das drei Dinge.

• Der Anteil strukturierter Belege steigt langsam und ungleichmäßig — eine Quote je Mandat sagt mehr als jede pauschale Aussage über „die E-Rechnung".
• Die Lücke verschiebt sich vom Erfassen zum Beschaffen: Der Beleg, der strukturiert ankommt, ist erledigt. Der Aufwand konzentriert sich auf den, der fehlt.
• Formatprüfung ersetzt keine Vollständigkeitsprüfung. Eine technisch einwandfreie Rechnung sagt nichts darüber, ob zu jedem Bankausgang eine existiert.

Deshalb messen wir in der Monatsauswertung beides getrennt: die E-Rechnungs-Quote eines Mandats und die Zahl der Bankausgänge ohne zugeordneten Beleg. Das erste ist eine Tendenz, das zweite ist Arbeit.

Was wir dazu tun — und was nicht

ehrlicheElster nimmt die eingehenden Belege des Mandanten auf, ordnet sie den Bankbewegungen zu und macht sichtbar, wo nichts liegt. Fehlt ein Beleg, geht die Rückfrage an den Mandanten, nicht an Sie. Der Monat kommt vollständiger bei Ihnen an — die Beurteilung, ob ein Dokument als Rechnung im Sinne des UStG taugt, bleibt bei Ihrer Kanzlei.