Zehn bis vierzehn Stunden im Monat: die Rechnung hinter den Rückfragen

Fragt man in einer Kanzlei nach dem Engpass, fällt selten das Wort „Auswertung". Es fällt „Belege". Der Weg von der Kontobewegung zum vollständigen Vorgang ist Handarbeit, und er wiederholt sich Monat für Monat mit denselben Mandaten.

Woher die Zahl kommt

Die Größenordnung von 10 bis 14 Stunden je Sachbearbeiter und Monat stammt aus unserer Recherche für das Partner-Deck im Juli 2026 — Gespräche mit Kanzleien, Branchenveröffentlichungen, keine kontrollierte Erhebung. Wir führen sie als Modell, nicht als Messwert, und schon gar nicht als Messung aus unserem Produkt. Wer sie in eine Wirtschaftlichkeitsrechnung übernimmt, sollte sie an den eigenen Zahlen prüfen.

Das gilt genauso für die daraus abgeleitete Entlastungsrechnung von rund 2,5 Sachbearbeiter-Stellen, die in Präsentationen für Kanzleisoftware gern zitiert wird. Sie ist ein Branchenmodell. Wir kennzeichnen sie so — auch dann, wenn sie unser Produkt gut aussehen lässt.

Warum die Zeit unsichtbar bleibt

Rückfragearbeit hat drei Eigenschaften, die sie systematisch aus der Abrechnung fallen lassen: Sie fällt in kleinen Portionen an, sie verteilt sich über Kanäle, die niemand zusammenführt, und sie fühlt sich nicht wie Arbeit an, sondern wie Warten. Fünf Minuten E-Mail, zehn Minuten Telefon, zwei Minuten Nachtragen — nichts davon landet in einer Zeile.

• Der Anlass wiederholt sich: In den meisten Fällen fehlt derselbe Belegtyp bei denselben Mandaten.
• Der Kanal streut: Postfach, Telefon, Messenger. Was zurückkommt, muss von Hand zugeordnet werden.
• Die Nachverfolgung fehlt: Ob eine Frage beantwortet wurde, weiß nur, wer sie gestellt hat.

Der Teil, der strukturell vermeidbar ist

Nicht jede Rückfrage lässt sich abschaffen — fachliche Fragen sind der Kern Ihrer Arbeit. Vermeidbar ist die Klasse von Rückfragen, die aus fehlender Vollständigkeit entsteht, weil sie einer Regel folgt: Bankausgang ohne zugeordneten Beleg. Diese Fälle lassen sich vor dem Monatsabschluss finden, bündeln und dort stellen, wo die Antwort liegt — beim Mandanten.

Genau das macht die Nachfass-Funktion: Regeln legen fest, was nachgefasst wird, die Software formuliert die Aufgabe sachlich, der Mandant beantwortet sie in seiner App, und Antwort plus Beleg landen im Vorgang statt in einem Postfach. Den Lauf lösen Sie aus — es läuft nichts automatisch im Namen Ihrer Kanzlei hinaus.